Producenci wyrobów budowlanych mają obowiązek opracowania i wdrożenia systemu Zakładowej Kontroli Produkcji przed wprowadzeniem wyrobu na rynek. Złożoność systemu ZKP uzależniona jest od kilku czynników, które są kluczowe przy opracowywaniu dokumentacji, a mianowicie:
1. Stopień skomplikowania systemu ZKP
Stopień skomplikowania procesu produkcyjnego – inaczej wygląda obieg dokumentacji przy kilku prostych czynnościach, które wykonuje 1-3 osoby, a inaczej w momencie, gdy proces jest wieloetapowy i wymaga zaangażowania kilkunastu pracowników czy wsparcia podwykonawców,
2. Działania zlecane na zewnątrz, dostawcy, podwykonawcy
Zlecenie części produkcji na zewnątrz – są dwa podejścia, które mają oczywiście swoje konsekwencje:
– ponoszenie odpowiedzialności przez podwykonawcę za działania zlecone mu przez producenta, inaczej rzecz ujmując: producent zleca i wymaga; podwykonawca powinien mieć wdrożony swój system jakości niezależny od zlecającego, a producent powinien wdrożyć jedynie procedurę postępowania z podwykonawcami, metody i kryteria ich oceny,
– ponoszenie odpowiedzialności przez producenta za działania zlecone podwykonawcom. Jeżeli podwykonawca nie posiada i/ lub mnie ma możliwości/chęci wdrożenia swojego systemu jakości, producent może go objąć swoją dokumentacją (zakres jest opisany w systemie)
Niezależnie od wyboru opcji, należy zrozumieć, że producent ponosi pełną odpowiedzialność za wyrób gotowy, który ma być zgodny z wymaganiami klienta, a podwykonawstwo jest jednym z kluczowych procesów w firmie. Co gorsza, producent w większości przypadków nie ma nad nim pełnej kontroli i trudno mu zweryfikować, czy określone w umowie procedury działania faktycznie są przestrzegane. Dobrym wyjściem, do którego gorąco zachęcamy, a który pomiędzy polskimi firmami jest wciąż rzadkością, jest audit drugiej strony, tzn. audit klientowski u podwykonawcy.
Ważnym czynnikiem wybory jednej z powyższych opcji jest system oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych w którym został sklasyfikowany wyrób. Im wyższy, tym bardziej szczegółowe procedury postępowania i większa odpowiedzialność producenta za podwykonawstwo.
Niezależnie jednak od ilości pracy zleconej do podwykonawcy, producent powinien mieć ustanowione:
– procedury oceny podwykonawców,
– procedury i zakres badań półproduktów wykonywanych przez podwykonawców,
– procedury kontaktów z podwykonawcami, przygotowywania umów oraz zgłaszania i rozpatrywania reklamacji,
3. Plan badań przyjęty przez Producenta
Jakość przyjętego planu badań – im bardziej rozbudowany plan, tym więcej zapisów musi być prowadzonych wśród pracowników. Plan powinien obejmować równomiernie rozłożone badania w trakcie całego procesu produkcji oraz magazynowania. Najczęstszym błędem spotykanym u producentów jest przyjęcie wyłącznie kontroli końcowej wyrobu gotowego. Koszty wyrobu niezgodnego w tym przypadku są niebotycznie wyższe niż w momencie wychwycenia nieprawidłowości na etapie przyjęcia materiałów składowych lub zastosowania porządnej kontroli międzyoperacyjnej.
Najczęstsze pułapki przy tworzeniu dokumentacji systemowej
Przy opracowywaniu dokumentacji jakościowej w firmie należy wziąć pod uwagę powyższe wytyczne. Warto podejść do jej opracowywania z poziomu wartości, jakie może przynieść oraz wystrzegać się pułapek i błędów, które mocno obciążają organizację. Spośród najczęściej spotykanych problemów przy opracowaniu dokumentacji przez firmę można wymienić:
– zbyt mocne rozbudowanie systemu, „produkowanie” masy wielostronicowych procedur,
– poważne braki w planach badań,
– nieposiłkowanie się dokumentacją odniesienia (normy, rozporządzenia),
– oderwanie od stanu faktycznego w firmie,
– nieodpowiedni dobór pomocy z zewnątrz; najlepiej posiłkować się naczelną zasadą z grafiki do artykułu
